077-5509948 יצירת קשר שאלון מבדק חדירה תחת מתקפת סייבר?

6 צעדים לשפר את אבטחת המסמכים המשפטיים שלכם

בתחום המשפטי, אבטחת מסמכים וניירת הינה מטלה חיונית בכל משרד. שכן, מסמכים אלו יכולים להכיל מידע חשוב ופרטי אודות פעילות החברה, או שהם עשויים לכלול מידע משותף חשוב בין החברה ללקוחותיהם המערבת מידע רגיש אודות התיקים שלהם. בעולם שהופך יותר ויותר דיגיטלי עם השנים, נעילת ארון התיוק באמצעות מפתח כבר אינה מספיקה בכדי להבטיח את אבטחתם של המסמכים.

כיצד תוכלו להגן טוב יותר על הקבצים הדיגיטליים?

שירתי אבטחת מידע על ניירת ומסמכים

צעד ראשון – אחסנו מסמכים בעלי רמת אבטחה דומה יחדיו

כאשר מחליטים על שיטת תיוק דיגיטלית לאחסון המסמכים הרגישים, חשוב להשתמש במערכת סיווג הגיונית. במילים אחרות, מסמכים ברמת סיווג דומה יש לתייק באותו אזור בתשתית המקומית או בענן שלך. האפקט כפול. ראשית, דבר זה מאפשר לדעת תמיד כיצד לאתר ובמהירות סוג מסוים של מסמכים. דבר שני, ניתן ליצור סטנדרט ברמת האבטחה על סמך רמת האבטחה הכוללת שלהם, במקום לסווג כל מסמך בנפרד מחדש.

צעד שני – העדיפו הרשאות קבוצתיות על פני גישה פרטנית

בקרת הגישה למידע החסוי של העסק חשובה. לא לכל אחד במשרד או כל אחד אשר עוסק בתחום המשפט צריכה להיות הסמכות או הזכות לעיין או להציג מסמכים מסוימים. מערכת בקרת גישה, כמו למשל שירותי ניהול הזכויות של Active Directory של מיקרוסופט, בעלת תפקיד חשוב ביותר בקביעת מהם הקבצים אליהם תהיה גישה ועל ידי איזה או אילו משתמשים. השארת מסמכים מאובטחים במקומות לא בטוחים ברשתות המחשבים שלך או בענן לא רק מעלה את הסיכון להאקינג חיצוני אלא גם מגדילה את הסיכון לדליפת מידע בקרב אנשים אשר אינם מורשים להיחשף לו במקום העבודה עצמו.

צעד שלישי – השתמש בתוכנה המאפשרת ניהול מסמכים מאובטח

כלי תוכנה המאפשרת אבטחה לא יכול להיות מוערכת יתר על המידה. משרדי עורכי דין, אשר עובדים יותר ויותר בסביבה ממוחשבת, חייבים בתוכנות שהופכות את ניהול האבטחה של מסמכים מסווגים לקלה יותר. בין אם זה מדובר על הסרת מידע מסוים טרם הפיכת המסמך לגלוי ונגיש לאחרים, הדבקת חתימה מאושרת או הצפנת קבצים, הכלים הנכונים תמיד יעשו את ההבדל.

צעד רביעי – הגנה והצפנה של הקבצים הרגישים ביותר

אם כבר מדברים על הצפנה, מומלץ לנעול את הקבצים שלכם באופן כללי. מתמחה או פקיד לא אמור להצליח למצוא מידע מסווג או רגיש על לקוח זה או אחר בתיקיית הקבצים ופשוט להתחיל לדפדף בתיקייה ולקרוא והכל תוך פעולה פשוטה של מספר קליקים בעכבר. שימוש בהצפנה אשר מבוססת על סיסמה היא דרך הקלה ביותר להבטיח שעיניים סוררות לא יוכלו לקרוא מידע ללא הרשאה.

צעד חמישי –  הגנה מפני התעסקות בחתימות דיגיטליות מאובטחות

תעודות הצפנה וחתימות דיגיטליות יספקו הוכחה באשר לאותו אדם שאישר את המסמך ובאיזה תאריך. בתחום המשפטי קיימת חשיבות עליונה להבטחת אותנטיות המסמכים. השתמשו בכלים מובנים אשר יכולים להבטיח לכם שהמסמכים שלכם אכן עומדים בדרישה המחמירה ביותר הנדרשת לניירת בתחום המשפטי.

צעד שישי – שמרו על גיבויים

אין דבר גרוע יותר מאשר לאבד מסמכים חיוניים להם אין תחליף, במיוחד כאשר מדובר על ניירת במשרד עורכי דין. ללא הצורך בשטח אחסון פיזי נוסף, שמירת המסמכים החוקיים בענן היא דרך קלה יותר להבטיח אליהם גישה גם בהווה וגם בעתיד. אין זה משנה באיזה פתרונות גיבוי החלטתם להשתמש, המשיכו ליישם את מה שרשמנו כאן.  קבצו קבצים לתיקיות גיבוי רגישות, וודאו שהגנתם על המסמכים שלכם באמצעות סיסמה והצפנת הגיבוי. כאשר הפתרון אותו בחרתם עבור ניהול המסמכים שלכם משתלב בקלות עם שירותי ענן סטנדרטיים, כמו למשל Microsoft Sharepoint, תוכלו לשלוט באופן מפורט וברמה גבוהה בכל הקשור אל הרשאות ובהגדרות האבטחה.

שירותים אבטחת מידע לשמירה על ניירת ומסמכים:

בצע שינויים כדי להגן על המסמכים המשפטיים שלך עוד היום

עם שיטות עבודה מומלצות וכלי תוכנה מתאימים יצירת מערך אבטחה למשרד עורכי הדין שלכם הינה פשוטה. כלים פשוטים, קלים לשימוש וחסכוניים יכולים להוביל לעבודה יעילה, מהירה ומאובטחת וכאשר כל העובדים משתמשים באותם כלים ומיישמים את אותם הנהלים, ניתן יהיה ליהנות מסיכון מופחת לדליפת מידע רגיש מהמשרד שלכם.

בהצלחה.